Processus d'examen d'accréditation intérimaire (IRP)

Justificatif

À l'heure actuelle, les visites d'agrément complètes officielles ont lieu tous les huit ans. Cet intervalle se révèle cependant trop long pour permettre à la majorité des facultés de demeurer entièrement conformes aux 132 normes. Les facultés de médecine ainsi que le CAFMC et le LCME se concentrent sur les secteurs jugés non conformes et ceux considérés comme conformes, mais nécessitant une surveillance qu'ils ont identifiés lors de la visite. La majeure partie du suivi porte généralement sur quelques normes. Durant cet intervalle, les normes sont constamment réexaminées et revues et des changements sont fréquemment apportés à l'organisation et à la direction au sein de la faculté, du programme pédagogique, du bassin d'enseignants cliniques, de la taille et des caractéristiques du corps étudiant, de la nature des soins prodigués et du lieu de la prestation de même que des attentes de la société à l'égard de la profession. On comprend aisément qu'il soit difficile de demeurer au fait de toutes les normes d'agrément. Bien que le mécanisme officiel de traitement des cas de non-conformité doive rester en place, le Conseil des doyens de l'AFMC a approuvé la mise en œuvre d'un processus d'examen intérimaire systématique parallèle et obligatoire portant sur tous les aspects des activités de la faculté de médecine couverts par la gamme complète de normes d'agrément. L'adoption d'un processus d'examen intérimaire permettra :

  1. de détecter les problèmes émergents en ce qui a trait aux normes;
  2. d'identifier les enjeux critiques nécessitant une attention plus immédiate;
  3. d'accroître l'expertise locale en matière d'agrément;
  4. de créer une culture d'amélioration continue de la qualité.

PROCESSUS D'EXAMEN INTÉRIMAIRE DE L'AGRÉMENT DE L'AFMC

Aperçu

Les éléments du processus d'examen intérimaire (PEI) de l'AFMC sont illustrés ci-après : le coordonnateur de l'examen intérimaire (CEI), c.-à.-d. un membre de la Faculté agissant comme personne-ressource pour les questions liées à l'agrément; les listes de contrôle (listes de contrôle de l'agrément de l'AFMC) pour chacune des normes d'agrément, une visite d'agrément intérimaire (Guide de la visite d'agrément intérimaire de l'AFMC) ayant lieu à mi-étape du cycle d'agrément de huit ans suivie d'une amélioration constante de la qualité.

Coordonnateur de l'examen intérimaire (CEI)

Dans un premier temps, chaque doyen nomme un membre du corps professoral qui agira à titre de personne-ressource en matière d’agrément dans chacune des 17 facultés de médecine. À l’heure actuelle, tous les CEI sont responsables de l’agrément du CAFMC/LCME, c.-à-d. qu’ils sont les responsables de l’agrément dans leur faculté. Certains CEI sont également responsables de l’agrément du programme d’EMPo alors que d’autres encore sont directeurs d’un bureau des initiatives d’amélioration de la qualité. La plupart des CEI relèvent du doyen ou du doyen de l’éducation d’un niveau supérieur. Le CEI est membre du comité d’examen du programme d’études ou d’autres comités clés. Dans plusieurs facultés, l’agrément est un point permanent à l’ordre du jour. On s’attend d’un CEI à ce qu’il agisse comme CEI externe dans le cadre d’une visite d’agrément intérimaire dans une autre faculté de médecine canadienne. Les CEI se rencontrent deux fois l’an pour échanger sur leurs activités et fournir des remarques visant à améliorer le processus.

Listes de contrôle

D’abord élaborées en novembre 2010 et mises à jour annuellement, les listes de contrôle reposent sur les plus récents documents utilisés dans le cadre du processus d’agrément et reflètent les décisions récentes du CAFMC et du LCME. Chaque liste de contrôle est un outil qui permet à la faculté de déterminer si le programme éducatif répond aux exigences de la norme d’agrément. On s’attend à ce que le CEI de la faculté, le Comité chargé de l’examen intérimaire et le CEI externe remplissent ou évaluent les listes de contrôle en exerçant un jugement prudent. Si aucun secteur non conforme ou conforme, mais nécessitant une surveillance n’est mis de l’avant durant la visite d’agrément intérimaire, l’un des principaux objectifs du procédé, soit aider la faculté à garantir la conformité aux normes d’agrément, ne sera pas atteint. Les directives afférentes à la présentation et à l’utilisation de listes de contrôle sont décrites dans le Guide de la visite d’agrément intérimaire de l’AFMC.

Équipe chargée de la visite intérimaire

L'équipe chargée de la visite intérimaire se compose du CEI qui agit à titre de président, d'un CEI externe occupant les fonctions de secrétaire (le rôle du CEI externe est décrit plus en détail dans le Guide de la visite d'agrément intérimaire de l'AFMC) de même que de membres du corps professoral et d'étudiants. Au minimum, l'équipe doit se composer de trois membres du corps professoral de l'établissement provenant respectivement des secteurs des sciences fondamentales, des sciences cliniques et de l'enseignement clinique ainsi que de deux étudiants en médecine (un étudiant du premier cycle n'ayant pas encore participé à des stages hospitaliers et un étudiant du cycle supérieur). Il peut s'avérer souhaitable d'ajouter d'autres membres du corps professoral (trois par exemple) et d'autres étudiants (deux de plus) pour veiller à ce qu'au minimum trois membres du corps professoral et un étudiant soient présents à chaque réunion. Deux de premières facultés de médecine qui ont fait l’objet d’une visite d’agrément intérimaire ont trouvé utile d’avoir choisi, pour leur visite intérimaire, un jeune étudiant qui a par la suite participé, en qualité de meneur, à l’analyse indépendante des étudiants pour la prochaine visite complète du CAFMC/LCME.

Visite d'agrément intérimaire (mi-étape)

L'échéancier et les étapes propres à la visite d'agrément intérimaire de l'AFMC sont illustrés ci-après et décrits en détail dans le Guide de la visite d'agrément intérimaire de l'AFMC. Il faut généralement prévoir entre 12 et 15 mois pour mener à bien le processus. L'équipe décide si elle juge nécessaire de recueillir des renseignements supplémentaires auprès des étudiants et à leur sujet. On peut obtenir l'information par le biais d'un sondage présenté aux étudiants ou de groupes de travail. Des listes de contrôle sont attribuées et distribuées aux responsables d'un aspect précis du programme. Les listes de contrôle dûment remplies sont ensuite revues et on procède à une évaluation du degré de conformité. On conserve une liste des normes en vertu desquelles le programme est jugé non conforme, celles pour lesquelles il affiche un degré de conformité discutable ou encore, celles pour lesquelles il est jugé conforme, mais nécessitant une surveillance. La liste préliminaire des conclusions et toutes les listes de contrôle dûment remplies sont envoyées au CEI externe dans les six semaines précédant la visite d'agrément.

Visite des lieux

Sur une période d'une journée et demie à deux jours, les membres de l'équipe rencontrent les enseignants et les administrateurs principalement responsables de chacun des secteurs à améliorer. Ils formulent ensuite des recommandations sur la manière de corriger les lacunes observées.

Rapport intérimaire et suivi

Le rapport intérimaire se veut une évaluation de nature entièrement FORMATIVE et appartient à la faculté (la présentation et le contenu sont décrits en détail dans le présent Guide). Il énumère tous les points qui ont besoin d'être améliorés ou surveillés et fournit des recommandations sur ce qui a besoin d'être fait et par qui. Le rapport indique également les priorités et les échéanciers quant à la manière dont le travail devrait être mené. Le CEI de la faculté surveille chaque secteur et informe le doyen et les principaux comités de la faculté des progrès réalisés pour remédier aux lacunes. La surveillance se poursuit et mène au début de l'auto-évaluation institutionnelle (AEI) en vue de la prochaine visite complète. Vous trouverez ci-après une représentation graphique du cycle complet d'amélioration de la qualité qui comprend la préparation du CAFMC/LCME et la visite complète ainsi que le processus d'examen intérimaire de l'agrément de l'AFMC et la visite d'agrément intérimaire.

Le Saviez-Vous

L’AFMC, active depuis 70 ans

Cette vidéo commémorative commandée dans le cadre des célébrations du 70e anniversaire de l’AFMC met en vedette des représentants de l’AFMC et de son Conseil d’administration, des facultés de médecine canadiennes, des organisations partenaires et des groupes d’apprenants de l’ensemble du pays. En plus d’offrir des séquences montrant nos facultés en action à l’échelle pancanadienne, la vidéo illustre les contributions exceptionnelles de l’AFMC envers la médecine universitaire canadienne durant ses 70 ans d’existence.

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